شعبـة الشـؤون الماليـة

مهام شعبة الشؤون المالية

تقع على عاتق الشعبة تنظيم وادارة الشؤون المالية الخاصة بالكلية لمتابعة احتياجاتها من سداد أجور الصيانة والتشغيل وصرف رواتب حسب أنظمة الصرف المعتمدة بعد موافقة السيد العميد على إجراءات الصرف.
وتهدف تخطيط وتنظيم جميع الامور المالية والمحاسبية في الكلية والقيام بانفاق المبالغ المصادق عليها حسب اوجه الصرف المخصصة وفقا للتعليمات الحسابية النافذة وكذلك اعداد ميزانية المراجعة الموحد للكلية ايضا يتم اعداد الحسابات الختامية للكلية عند انتهاء السنة المالية .
تقوم بأعداد الموازنات التخمينية وتوزيع الموازنة بعد المصادقة عليها ومراقبة التخصيصات.
اعداد الموازنات الجارية والاستثمارية ورفعها للجهات العليا للمصادقة عليها .
تأمين احتياجات الكلية المالية من سلف مستديمة ومؤقتة.
تأمين الموارد المالية للمستلزمات المستهلكة، وسداد أجور الصيانة والتشغيل حسب أنظمة الصرف من السلفة.
توفير المتطلبات المادية والتقنية في الكلية وكافة احتياجاتها للاثاث والقرطاسية والمواد الاخرى.
متابعة سلف الكلية والصرف منها حسب أنظمة الصرف واعتماد الصرف من عمادة الكلية.
إعداد الصكوك البنكية ليتم توقيعها من قبل العميد وأحد المفوضين بالتوقيع المكلفين بذلك.
رفع تقارير دورية عن مستويات التنفيذ وتقييم كفاءات الاداء المالي وتشخيص الانحرافات ومعالجتها يالتنسيق مع وحدة الرقابة المالية والتدقيق الداخلي.
صرف الرواتب واجور المحاضرات ومايتعلق بها وفقا للتعليمات النافذة.
تحويل الاستقطاعات الى الجهات الدائنة.
شراء وتوزيع كافة الموجودات الثابتة والمواد المخزنية على تشكيلات الكلية بالتنسيق مع لجان المشتريات واللجان الاخرى .
المشاركة في مختلف لجان الكلية على وحس ما يقتضيه العمل الاداري.

*عمل الشعبة المالية*

يكون ارتباطها المباشر بالسيد معاون العميد للشؤون الإدارية وتضم الشعبة المالية عدد من الوحدات :

*وحدة الرواتب*

*وحدة السجلات*

*وحدة المخازن*

*وحدة صندوق التعليم العالي*

*مهام وواجبات مسؤول الشعبة المالية:*

•وضع الخطط والبرامج لمهام الشعبة.
•الإشراف والتدقيق المستمر لمهام الشعبة.
•توزيع مهام الشعبة حسب الوحدات الخاصة والمتابعة المستمرة والمباشرة.
•الاشراف على عملية توزيع الرواتب.
•أعداد جداول لمهام الشعبة وتكوين سقف زمني لإنهاء الإعمال المطلوبة.
•التأكيد على توفير التخصيص قبل عملية صرف وجرد الصندوق.
•الاطلاع على القيود المحاسبية كافة وتوقيع مستندات القيد.

*مهام وحدة الرواتب*

•تختص بإدارة عمل الرواتب الخاصة بالموظفين والعقود واعداد قوائم الرواتب.
•مطابقة قوائم الرواتب الشهرية مع سجلات الرواتب.
•أعداد الخلاصات النهائية للرواتب الشهرية وتقديمها الى الجامعة في المواعيد المحددة.
•إدخال كافة بيانات الرواتب الشهرية في نظام الرواتب.
•التسجيل في سجل الرواتب الشهرية لجميع الموظفين.
•يخضع شاغل هذه الوظيفة للأشراف المباشر من قبل مدير الشعبة المالية.

*مهام وحدة السجلات*

•إعداد الموازين الشهرية في نهاية كل شهر.
•ترحيل المستندات بأنواعها (صرف – قيد ) الى السجلات ويرتبط عملها بالمحاسب.
•تثبيت كافة القيود المحاسبية ومستندات الصرف في السجلات المحاسبية المختصة.
•أعداد الكشوفات التحليلية لحساب السلف والأمانات.

*مهام وحدة المخازن*

•تنظيم استمارة الذمم للموظفين.
•تنظيم سندات الإخراج المخزني للمواد الصادرة.
•تنظيم سندات الإدخال المخزني للمواد الواردة.
•تثبيت سندات الإدخال والإخراج المخزني في السجلات المخزنية.
•متابعة حركة الموجودات داخل الكلية.
•يخضع شاغل الوظيفة بأشراف مدير المالية.

*مهام وحدة صندوق التعليم العالي*

•القيام بإيداع كافة المبالغ المقبوضة في المصرف.
•غلق الصندوق في نهاية كل شهر.
•استلام المبالغ المصروفة بالخطأ او استقطاعات الموظفين وفقاً للتعليمات المالية.
•قبض المبالغ النقدية بموجب وصولات قبض رسمية.
•تثبيت كافة وصولات القبض الرسمية في سجل يومية الصندوق ويكون الارتباط المباشر بالسيد عميد الكلية.

                                                                 

                                                              احمد حافظ احمد

                                                   مسؤول شعبة الشؤون المالية